Privacyverklaring Topaze

De privacy van onze cliënten is belangrijk voor ons. Wij verwerken privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens en wij werken daarbij samen met andere organisaties en bedrijven. Persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden we ons aan de eisen van de privacywetgeving. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan: welke gegevens we verzamelen met welke doeleinden, hoe we gebruik maken van deze gegevens en hoe de toegang en het beheer tot de gegevens is geregeld.

Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

• duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
• het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• je eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin jouw toestemming is vereist;
• jouw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
• wanneer wij jouw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen om er o.a. voor te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
• jouw recht respecteren om jouw persoonsgegevens op jouw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Onder cliënten verstaan we iedereen die zich aanmeldt voor zorg bij Topaze.

Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen, dan kan dat:

• Telefonisch: 073-5432082
• Per mail: administratie@topaze-hulp.nl
• Per post:
  Topaze
  t.a.v. Administratie / Afdeling Kwaliteit
  Vicaris Aertsweg 1
  5482 JB  Schijndel

 

Welke persoonsgegevens wij van u verzamelen

Wanneer u zich aanmeld voor hulpverlening bij Topaze, vragen wij u om bepaalde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Tijdens het verlenen van zorg worden alle relevante gegevens die nodig zijn voor uw behandeling opgeslagen. De zorgadministratie houdt al deze gegevens bij om de juiste zorg te kunnen bieden en om te voldoen aan onze wettelijke plichten. De volgende gegevens kunnen wij van u verzamelen:

• Persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, (mobiele) telefoonnummer, emailadres, geslacht, geboortedatum en BSN;
• Wij leggen gegevens over uw gezondheid vast en als dat noodzakelijk is voor het traject bij ons, zaken zoals de gezinssituatie, financiële  informatie, onderwijssituatie en werkgegevens;
• Alle overige informatie die wij van u verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.

Waarvoor wij uw persoonsgegevens verzamelen

Wij verwerken – mede afhankelijk van welke diensten of functionaliteiten worden gebruikt – bovenstaande gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van een zorgovereenkomst met u;
• Het mogelijk maken om u de beste hulpverlening te kunnen bieden;
• De voortgang van de hulpverlening te bewaken;
• Voor communicatie met u als cliënt en uw ouders/wettelijke vertegenwoordigers over de hulpverlening via ons cliëntregistratiesysteem of per brief;
• Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
• Het mogelijk maken van wetenschappelijk onderzoek en het ontwikkelen van beleid.

Op grond waarvan verwerken wij uw persoonsgegevens

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daar een reden, een zogenaamde rechtsgrond, voor is. De genoemde verwerkingen vinden plaats op basis van één van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Voor de uitvoeringen van de overeenkomst;
• Vanwege een wettelijke plicht;
• Met uw toestemming;
• Wanneer wij een gerechtvaardigd belang hebben.

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan een grote impact kan hebben op iemands leven. Bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid worden gezien als bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden extra beschermd door de wet. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij als jeugdzorginstelling/hulpverlener bijzondere persoonsgegevens nodig hebben met het oog op goede behandeling of verzorging van onze cliënten. Deze gegevens mogen wij alleen gebruiken om een goed beeld van de situatie te krijgen, zodat wij u, uw ouders/wettelijke vertegenwoordigers en ander gezinsleden goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden. Ook het verwerken van BSN mag alleen als de wet dat toelaat. Wij mogen het BSN registeren op basis van de wet.

Wanneer wij uw persoonsgegevens aan derden verstrekken

Topaze mag niet zomaar gegevens over u doorgegeven aan derde partijen of gegevens over u opvragen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van gegevens er toestemming van u nodig is om de geheimhoudingsplicht te doorbreken. Wij zullen daarvoor via een formulier uw toestemming vragen voor het verstrekken van de persoonsgegevens.

Uitzonderingen

In sommige situaties mag Topaze persoonsgegevens verstrekken zonder uw toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval als er een vermoeden is van kindermishandeling, incest of huiselijk geweld. In dat geval kunnen wij contact opnemen met Veilig Thuis. Daarnaast zijn er andere wettelijke plichten waar Topaze aan moet voldoen, zo zijn wij verplicht om gegevens
aan de gemeenten te verstrekken, ter controle van de facturering van ons werk. Ook kan het zijn dat er sprake is van een noodsituatie, waarbij het in uw belang is dat uw gegevens worden gedeeld, maar u op dat moment geen toestemming kunt geven. Dit geldt ook bij situaties waarbij uzelf en/of anderen in gevaar kunnen komen.

Hoe wij uw persoonsgegevens beschermen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met uw persoonsgegevens tegen te gaan. Daarnaast hebben onze medewerkers een geheimhoudingsplicht en zorgen wij dat alleen de noodzakelijke en geautoriseerde personen toegang hebben tot de gegevens. De toegang tot de gegevens is afgeschermd voor andere personen en onze
veiligheidsmaatregelen worden regelmatig gecontroleerd. Topaze hanteert hiervoor een informatiebeveiligingsbeleid.
Mocht er toch iets mis gaan, ondernemen wij gelijk actie. Datalekken lossen wij op en registreren wij in het register. Indien nodig melden wij een datalek ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en aan u als betrokkene.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens zolang dat wettelijk verplicht is of zolang als nodig voor het bieden van een goede hulpverlening. Wij bewaren daarom cliëntdossiers gedurende 20 jaar of zoveel langer als nodig is voor een goed hulpverlening.

Van welke rechten u gebruik kunt maken

Recht op inzage

U heeft het recht op inzage in en afschrift van uw gegevens. In uitzonderlijke situaties kan Topaze uw verzoek weigeren, bijvoorbeeld wanneer de privacy van een ander persoon wordt geschonden en dat belang zwaarder weegt dan uw belang.

Recht op gegevenswissing

U heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen. Dit betekent dat wij uw gegevens anoniem maken, zodat ze niet meer naar u herleidbaar zijn. In sommige gevallen mogen wij uw gegevens niet verwijderen omdat de wet bepaald dat wij deze moeten bewaren.

Recht op aanvulling en correctie

U heeft het recht om gegevens aan te vullen en te corrigeren als deze feitelijk onjuist zijn.

Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens, indien wij uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Wij toetsen het bezwaar en stoppen indien nodig met de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

In bepaalde gevallen heeft u het recht om ons te vragen de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, over te dragen aan uzelf of een andere dienstverlener.

Recht op informatie

Voorafgaand aan het verwerken van uw persoonsgegevens, informeren wij u over de doelen en de manieren waarop de persoonsgegevens worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden en over de rechten die u daarbij heeft.

Recht om uw toestemming in te trekken

In bepaalde gevallen is het verwerken van de persoonsgegevens gebaseerde op uw toestemming. U heeft dan het recht om, op enig moment, uw toestemming in te trekken. Wanneer u uw toestemming intrekt, stoppen wij met de verwerking. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van gegevens op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij de intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is
voortgezet, zoals een overeenkomst of een wettelijke plicht.

Als u gebruik wilt maken van één of meer van deze rechten, dan kunt u een verzoek indienen bij uw hulpverlener of contact opnemen met de administratie van Topaze via administratie@topaze-hulp.nl.

Wij handelen uw verzoek binnen één maand af.

Functionaris Gegevensbescherming

Topaze heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert binnen Topaze over de toepassing van de privacywetgeving. Heeft u vragen over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan?

Neem dan contact op met:

Topaze-hulp
Functionaris Gegevensbescherming
Vicaris Aertsweg 1
5482 JB Schijndel
privacy@topaze-hulp.nl

 

Privacyverklaring versie 2, dd. 30-3-2023